Un albarán es el documento que acompaña a una entrega de mercancía o a un trabajo realizado y que sirve para dejar constancia de qué se ha entregado o hecho, a quién, cuándo y en qué cantidad. Normalmente lo firma el cliente al recibirlo, y esa firma es la prueba de que la entrega se produjo. El albarán sirve para controlar lo entregado y para facturar después, pero no es una factura ni la sustituye: si vendes o prestas un servicio como autónomo o empresa, tu obligación ante Hacienda es expedir factura. En esta guía te explicamos qué debe incluir un albarán, con un modelo y un ejemplo, qué tipos hay, en qué se diferencia de otros documentos y cómo agrupar varios albaranes en una sola factura.
Qué es un albarán y para qué sirve
Si buscas el significado de albarán, en el uso comercial es, sencillamente, el justificante de que algo se ha entregado o se ha hecho. Piensa en el papel que firmas cuando te traen un pedido o en la hoja que te pide el técnico al terminar una reparación: no dice cuánto debes pagar, sino qué has recibido.
Para un autónomo o una pyme, el albarán sirve para:
- Probar la entrega gracias a la firma del cliente.
- Comprobar que llega lo pedido y anotar si falta algo o viene dañado.
- Facturar sin olvidos cuando entregas varias veces al mismo cliente.
- Resolver discrepancias si el cliente discute lo recibido.
- Controlar qué está pendiente de facturar.
Qué debe incluir un albarán
El Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, regula las facturas, pero no establece un contenido obligatorio para el albarán. Eso significa que no hay un formato oficial: cada negocio lo adapta a lo que necesita. Aun así, para que cumpla su función como prueba de entrega, conviene que recoja estos datos:
| Campo | Qué poner | Por qué importa |
|---|---|---|
| Número de albarán | Una numeración correlativa propia | Te permite localizarlo y citarlo luego en la factura |
| Fecha | Día de la entrega o del trabajo | Determina en qué mes se facturará |
| Tus datos | Nombre o razón social, NIF y domicilio | Identifica quién entrega |
| Datos del cliente | Nombre o razón social, NIF y dirección | Identifica quién recibe |
| Lugar de entrega | Dirección de la obra, local o vivienda, si es distinta | Evita dudas cuando el cliente tiene varios sitios |
| Referencia del pedido o presupuesto | Número de pedido, presupuesto aceptado u obra | Relaciona la entrega con lo acordado |
| Descripción | Producto o trabajo, con referencia si la hay | Es el corazón del documento |
| Cantidad y unidad | Unidades, metros, kilos, horas | Lo que se comprueba al recibir |
| Precio e importe | Solo si es un albarán valorado | Facilita revisar la factura después |
| Observaciones | Faltas, roturas, material pendiente, incidencias | Deja constancia de cualquier problema en el momento |
| Firma y nombre de quien recibe | Firma, nombre, DNI si lo pide tu cliente, y fecha | Es lo que convierte el papel en prueba de entrega |
Ejemplo de albarán (inventado)
Este es un ejemplo ficticio, con datos inventados, para que veas cómo queda un albarán de entrega de material de una pequeña empresa de instalaciones a una obra de reforma:
| Dato | Contenido del ejemplo |
|---|---|
| Albarán n.º | A-2026-0147 |
| Fecha | 12 de marzo de 2026 |
| Emisor | Instalaciones Ejemplo, SL (NIF y domicilio del emisor) |
| Cliente | Reformas Modelo, SL (NIF y domicilio del cliente) |
| Referencia | Presupuesto P-2026-031, aceptado el 2 de marzo |
| Línea 1 | 20 m de tubo multicapa de 20 mm |
| Línea 2 | 6 codos de 90° de 20 mm |
| Línea 3 | 1 colector de 4 salidas |
| Observaciones | Falta 1 llave de corte; se entregará en el siguiente envío |
| Recibe | Nombre, firma y fecha de la persona que recibe en la obra |
Como es un albarán sin valorar, no lleva precios. Los importes aparecerán en la factura, que podrá agrupar este y otros albaranes del mismo mes.
Tipos de albarán
No hay una clasificación oficial, pero en el día a día se habla de estos tipos:
Albarán de entrega
Es el más común: acompaña a la mercancía que sale de tu almacén, tienda o furgoneta hacia el cliente.
Albarán de servicio o de trabajo
Recoge un trabajo hecho en lugar de un producto entregado: una reparación, una instalación, una limpieza, una revisión. Suele incluir la descripción del trabajo, las horas, el material usado y la firma del cliente al terminar. Es muy parecido al parte de trabajo, como verás más abajo.
Albarán valorado y sin valorar
El albarán valorado incluye precios unitarios e importes, y a veces el total. El albarán sin valorar solo indica productos y cantidades, útil cuando quien recibe no tiene por qué ver precios. Un albarán valorado, por muchos importes que lleve, sigue sin ser una factura.
Albarán de devolución
Documenta la mercancía que el cliente devuelve: material sobrante, piezas defectuosas o envases. Debe indicar qué se devuelve, la cantidad, el motivo y, si es posible, el albarán original al que se refiere. Sirve para descontar ese material en la siguiente factura o para emitir una factura rectificativa, según el caso. Tienes más detalle en nuestra guía sobre factura rectificativa, proforma y simplificada.
Diferencias entre albarán, factura, presupuesto y otros documentos
El orden habitual en una operación es este: el cliente pide presupuesto, lo acepta y hace el pedido, se entrega o se hace el trabajo con un albarán o un parte, y al final se emite la factura.
| Documento | Qué recoge | Quién lo emite y cuándo | ¿Sustituye a la factura? |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | Una oferta de precio y condiciones | Tú, antes de hacer el trabajo | No |
| Pedido | Lo que el cliente quiere comprar | El cliente, antes de la entrega | No |
| Albarán | Lo que se ha entregado o hecho | Tú, en el momento de la entrega | No |
| Nota de entrega | Lo mismo que un albarán, con otro nombre | Tú, al entregar | No |
| Orden de trabajo | El trabajo que hay que hacer | Tú o el cliente, antes de empezar | No |
| Parte de trabajo | El trabajo que se ha hecho, tiempo y material | El técnico, al terminar | No |
| Factura | La operación con importes, impuestos y datos fiscales | Tú, en el plazo que marca el Reglamento de facturación | Es el documento fiscal |
Albarán y factura
La diferencia clave es fiscal. El artículo 2 del Reglamento de facturación obliga a los empresarios y profesionales a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en su actividad, salvo las excepciones previstas en él. Y el artículo 6.4 dice que tiene la consideración de factura la que reúne todos los datos del artículo 6 (número y serie, fecha, datos y NIF de las partes, descripción, base imponible, tipo de IVA y cuota, entre otros). Un albarán, aunque lleve precios, es solo un justificante de entrega. Si tienes dudas sobre qué datos debe llevar la factura, consulta nuestra guía sobre cómo hacer una factura siendo autónomo o usa el generador de facturas gratis.
Albarán y presupuesto
El presupuesto es una propuesta: lo que harías y cuánto costaría. El albarán llega después, cuando ya has entregado o trabajado. Conviene que el albarán cite el presupuesto aceptado, para que quede claro que lo entregado corresponde a lo acordado. Puedes preparar presupuestos claros con nuestro generador de presupuestos gratis.
Albarán, pedido y nota de entrega
El pedido lo hace el cliente y dice lo que quiere recibir; el albarán lo haces tú y dice lo que has entregado. Compararlos es la forma más rápida de detectar errores. La nota de entrega, en la práctica, es lo mismo que un albarán con otro nombre.
Albarán, parte de trabajo y orden de trabajo
La orden de trabajo se emite antes: describe el trabajo que hay que hacer, dónde, para quién y con qué prioridad. Si quieres profundizar, en Solviun tienen una guía sobre qué es una orden de trabajo y cómo hacerla. El parte de trabajo se hace después: recoge lo que se ha hecho, las horas, el material y, a menudo, la firma del cliente. El albarán de trabajo y el parte de trabajo se parecen tanto que muchos negocios de servicios usan un solo documento para las dos cosas.
El albarán de trabajo en oficios y servicios
Si eres instalador, técnico de mantenimiento, reformista o tienes una empresa de limpieza, lo que entregas es trabajo. El albarán de servicio cumple el papel del parte: anotas qué hiciste, el tiempo y el material, y el cliente firma su conformidad. Te protege ante discusiones y te sirve para facturar sin dejarte nada.
Debería incluir, como mínimo, cliente, dirección y fecha; trabajo encargado y trabajo realizado; tiempo empleado; material con cantidades; trabajos pendientes, y la firma del cliente, con fotos si quieres.
En la guía de Solviun sobre el parte de trabajo tienes más detalle sobre qué campos usar y cómo organizarlos. El CRM gratis de Solviun incluye en su versión básica, gratuita y para hasta 2 usuarios, la ficha de clientes, la agenda, el registro de actividad y las incidencias. Si además quieres que el técnico y el cliente rellenen el parte de trabajo y la conformidad desde el móvil, eso forma parte de un módulo aparte, Solicitudes, que no está incluido en la versión gratuita. Ten en cuenta que la factura la seguirás emitiendo con tu programa o sistema de facturación.
¿Es obligatorio hacer albaranes?
La normativa de facturación no obliga, con carácter general, a emitir albaranes. Lo que sí es obligatorio es expedir factura por tus ventas y servicios, en los términos del Reglamento de facturación. El albarán es, por tanto, un documento comercial: lo usas porque te conviene, porque te lo pide el cliente o porque lo exige el contrato.
Otras normas sectoriales, o tus contratos con clientes, pueden exigir documentos de entrega; si trabajas en un sector regulado, consúltalo con tu asesor. Para el resto, la recomendación práctica es clara: si entregas material o haces trabajos que facturarás más tarde, haz albarán y pide la firma.
Validez legal del albarán como prueba de entrega
Un albarán firmado por el cliente es un documento privado que acredita que la entrega o el trabajo se produjo en una fecha y en unas condiciones. No es un título de pago ni, por sí mismo, el documento con el que se reclama una deuda, pero sí es una prueba muy útil cuando el cliente niega haber recibido algo o discute la factura.
Su fuerza depende de cómo esté hecho: con fecha, descripción clara, cantidades y el nombre y la firma de quien recibe vale mucho más que uno con una rúbrica ilegible.
Si llegas al punto de reclamar un cobro, la factura y los albaranes firmados irán juntos. Tienes los pasos en nuestra guía sobre cómo reclamar una factura impagada. Para casos concretos, sobre todo si hay importes altos en juego, consulta con un abogado o con tu asesoría.
Factura recapitulativa: cómo facturar varios albaranes
Es habitual entregar varias veces al mismo cliente a lo largo del mes y hacer una sola factura al final. Esto está permitido y tiene nombre: factura recapitulativa. La regula el artículo 13 del Reglamento de facturación, que establece lo siguiente:
- Puedes incluir en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que se hayan hecho dentro de un mismo mes natural.
- La factura debe expedirse como máximo el último día del mes natural en que se hicieron las operaciones.
- Si el cliente es un empresario o profesional que actúa como tal, el plazo se amplía: la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente.
Un ejemplo inventado: entregas material a una empresa de reformas los días 3, 12 y 25 de marzo, cada vez con su albarán. Puedes emitir una única factura con las tres entregas, y como el cliente es una empresa, tienes hasta el 15 de abril para expedirla. Una entrega del 2 de abril irá ya en la de abril. Si el cliente fuera un particular, la factura de marzo tendría que expedirse como tarde el 31 de marzo.
Conviene indicar en la factura los números y fechas de los albaranes que agrupa; además, el artículo 6 exige recoger la fecha de las operaciones si es distinta de la de expedición. Si tienes dudas sobre cómo aplicar el IVA o la retención, revisa nuestra guía de IVA e IRPF en facturas y consulta tu caso con la Agencia Tributaria o con tu asesor.
Albarán en papel o digital y firma del cliente
El albarán puede hacerse en papel o en digital. El talonario autocopiativo sigue funcionando, pero se pierde, se lee mal y hay que pasarlo a mano para facturar.
El albarán digital, hecho en el móvil o la tableta, permite que el cliente firme en la pantalla, adjuntar fotos y enviarle una copia por correo en el momento. Procura que quede registrado quién firma, cuándo y qué se firmó, y guarda el original con copia de seguridad.
Ojo con un detalle: aunque digitalices los albaranes, la factura tiene sus propias reglas. Si te interesa cómo va a cambiar la facturación con los nuevos requisitos de los sistemas informáticos, lee nuestra guía sobre Verifactu y factura electrónica.
Cuánto tiempo hay que guardar los albaranes
El Reglamento de facturación, en su artículo 19, obliga a conservar las facturas expedidas y recibidas durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria. El artículo 66 de esa ley fija con carácter general en cuatro años la prescripción del derecho de Hacienda a comprobar y liquidar, aunque hay supuestos con plazos distintos.
Además, el artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios conservarán los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento de los libros, salvo lo que establezcan otras disposiciones. Los albaranes son justificantes de tus operaciones, así que lo prudente es guardarlos, junto con las facturas a las que se refieren, al menos seis años. Si eres profesional y no empresario mercantil, o tienes dudas sobre qué plazo te aplica, consulta con tu asesor o con la Agencia Tributaria. Para el resto de registros, revisa nuestra guía sobre los libros registro del autónomo.
Errores comunes con los albaranes
- Creer que el albarán sustituye a la factura. No lo hace. Si solo entregas albaranes, no estás cumpliendo tu obligación de facturar.
- No pedir la firma. Un albarán sin firma de quien recibe pierde casi todo su valor como prueba.
- Descripciones vagas. «Material varios» o «reparación» no sirven si hay una discusión. Detalla qué y cuánto.
- No anotar incidencias. Si falta algo o llega dañado, escríbelo en el albarán en ese momento; después es tu palabra contra la del cliente.
- Mezclar meses en una factura recapitulativa. Solo puede agrupar operaciones de un mismo mes natural.
- Facturar fuera de plazo. Acumular albaranes durante meses y facturar todo junto es un error frecuente.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un albarán y para qué sirve?
Es el documento que acredita la entrega de una mercancía o la realización de un trabajo, con lo entregado, la cantidad, la fecha y la firma de quien lo recibe. Sirve como prueba de entrega, para comprobar que llega lo pedido y como base para preparar la factura.
¿El albarán sustituye a la factura?
No. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios, y solo tiene la consideración de factura el documento que reúne los datos de su artículo 6. El albarán es un justificante de entrega, aunque incluya precios.
¿Es obligatorio hacer albaranes?
Con carácter general, la normativa de facturación no obliga a emitir albaranes; lo obligatorio es la factura. Pueden exigirlos otras normas sectoriales o tus contratos con clientes. Aun así, es muy recomendable hacerlos y pedir la firma.
¿Puedo hacer una sola factura con varios albaranes?
Sí, es la factura recapitulativa del artículo 13 del Reglamento de facturación. Puede agrupar operaciones hechas para un mismo cliente dentro de un mismo mes natural y debe expedirse como máximo el último día de ese mes, o antes del día 16 del mes siguiente si el cliente es empresario o profesional.
¿Qué diferencia hay entre un albarán valorado y uno sin valorar?
El albarán valorado incluye precios e importes; el albarán sin valorar solo recoge productos y cantidades. Ninguno de los dos es una factura.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los albaranes?
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar la documentación y los justificantes de su negocio durante seis años. Lo prudente es guardar los albaranes junto con sus facturas al menos ese tiempo y consultar con tu asesor si tu caso es distinto.
