Factura rectificativa, proforma y simplificada: cuándo usar cada una

Actualizado: octubre de 2026.

La factura ordinaria es la que más usas, pero no la única. Corregir un error, adelantar un presupuesto o vender en tienda requieren otros tipos de factura, cada uno con sus reglas. Elegir mal puede invalidar el IVA que deduce tu cliente o acabar en sanción.

Resumen rápido

Tipo	Para qué sirve	¿Tiene validez fiscal?
Ordinaria (completa)	Documentar una venta o un servicio	Sí
Simplificada	Ventas de poco importe o en ciertos sectores, sin todos los datos del cliente	Sí
Rectificativa	Corregir una factura ya emitida	Sí
Proforma	Ofrecer o anticipar una operación antes de hacerla	No

Factura simplificada

Es la sucesora del antiguo «ticket». La regula el Reglamento de facturación y se puede emitir cuando:

• el importe no supera 400 €, IVA incluido; o
• el importe no supera 3.000 €, IVA incluido, en determinadas actividades: venta al por menor, hostelería y restauración, peluquerías, transporte de personas, aparcamientos o servicios de revelado, entre otras; o
• es una factura rectificativa.

Lleva menos datos: número y serie, fecha, tu nombre y NIF, qué vendes, el tipo de IVA (o la mención «IVA incluido») y el total. Si el cliente es empresa o autónomo y quiere deducirse el IVA, tiene que figurar además su NIF y domicilio, y la cuota de IVA por separado.

Factura rectificativa

Se usa para corregir una factura ya emitida. Nunca se borra ni se modifica una factura enviada: se emite otra que la rectifica. Tienes que hacerla cuando:

• la factura original tiene errores (datos del cliente, importes, tipo de IVA);
• cambia la base imponible después: descuentos o rappels posteriores, devoluciones de mercancía u operaciones anuladas;
• quieres recuperar el IVA de una factura impagada cumpliendo los requisitos legales (lo explicamos en cómo reclamar una factura impagada).

Requisitos: una serie de numeración propia (por ejemplo, R-2026-001), la mención «factura rectificativa», la referencia a la factura que corrige y el motivo. Puedes rectificar por diferencias (solo el importe que cambia, en negativo si baja) o sustituir la factura entera. Se puede emitir mientras no hayan pasado cuatro años desde la operación.

Factura proforma

Es un documento comercial, no una factura. Sirve para dar al cliente una oferta formal con el aspecto de la factura que recibirá, para tramitar un pago anticipado o una financiación, o para justificar una inversión ante una ayuda. Las reglas:

• Pon de forma visible «Factura proforma».
• No lleva la numeración de tus facturas ni se anota en el libro de ingresos.
• No sirve para deducir IVA ni como gasto.
• Cuando la operación se realice, emite la factura definitiva.

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Otras que conviene conocer

• Factura recapitulativa: agrupa varias operaciones con el mismo cliente en un mes. Se emite como muy tarde el último día del mes.
• Autofactura: la emite el cliente en nombre del proveedor, con acuerdo previo por escrito.
• Factura electrónica: la ley obligará a usarla entre empresas y autónomos de forma progresiva, y la normativa de sistemas de facturación (Verifactu) exigirá programas adaptados. Revisa los plazos con tu gestoría o en la web de la Agencia Tributaria.

Errores frecuentes

• Anular una factura dejando un hueco en la numeración.
• Corregir la factura original en lugar de emitir una rectificativa.
• Usar factura simplificada con un cliente empresa que necesita deducir el IVA.
• Anotar una proforma como ingreso o cobrar sin emitir después la factura definitiva.

Preguntas frecuentes

¿Puedo anular una factura ya emitida?

No se puede borrar. Si hay un error o la operación se anula, se emite una factura rectificativa que la deja sin efecto o la corrige.

¿La factura proforma tiene validez fiscal?

No. Es un documento comercial previo. No sirve para deducir IVA ni como gasto, y cuando se hace la operación hay que emitir la factura definitiva.

¿Hasta qué importe puedo hacer factura simplificada?

En general, hasta 400 € IVA incluido. En ciertas actividades, como comercio minorista u hostelería, hasta 3.000 € IVA incluido.

¿La factura rectificativa necesita una serie distinta?

Sí. Debe tener una serie de numeración específica, distinta de la de las facturas ordinarias.

Las fechas y obligaciones de los nuevos sistemas de facturación están explicadas en Verifactu y factura electrónica: qué cambia para los autónomos.