Un autónomo no necesita veinte aplicaciones: necesita cubrir bien unas pocas tareas. Facturar y llevar los libros, tener los clientes ordenados, no perder citas, enviar presupuestos rápido, cobrar a tiempo, guardar los documentos en un sitio seguro, controlar el banco, no olvidar los impuestos y que te encuentren en internet. Para cada una de esas tareas hay un tipo de app, y en casi todas existen opciones gratuitas suficientes para empezar. En esta guía repasamos cada tipo, qué tienes que mirar antes de elegir y qué herramientas gratuitas puedes usar desde hoy.
Antes de instalar nada: tres reglas para elegir apps de autónomo
Antes de darte de alta en cualquier servicio, ten en cuenta tres ideas que te ahorrarán tiempo y dinero.
- Primero el problema, luego la app. Pregúntate qué tarea te quita tiempo o te hace perder dinero cada semana. Si nunca se te olvida una cita, no necesitas una agenda sofisticada; si pierdes presupuestos porque no haces seguimiento, ahí sí merece la pena invertir un rato.
- Pocas herramientas que se entiendan bien. Es mejor tener tres aplicaciones que usas a diario que diez que no consultas. Cada herramienta nueva es una contraseña más, otro sitio donde buscar datos y otra suscripción que revisar.
- Que tus datos se puedan sacar. Comprueba siempre que puedes exportar tu información a Excel o CSV. Si un día cambias de programa, no querrás volver a teclear cientos de clientes o facturas.
Con eso claro, vamos tipo por tipo.
1. Apps de facturación y libros de registro
Es la herramienta que más autónomos buscan primero, y con razón: facturar mal trae problemas con los clientes y con Hacienda. Un programa de facturación te permite crear facturas con numeración correlativa, calcular el IVA y la retención de IRPF cuando corresponda, enviar la factura en PDF y llevar el registro de ingresos y gastos que luego usarás para tus declaraciones.
Qué mirar al elegir
- Adaptación a la normativa vigente. Hacienda está implantando requisitos para los sistemas de facturación (lo que se conoce como Veri*factu). Pregunta al proveedor si su programa está adaptado y consulta las fechas oficiales en la web de la Agencia Tributaria, porque han cambiado más de una vez.
- Libros de registro. Que genere los libros de ingresos y gastos que te pida tu régimen fiscal y que se puedan descargar para tu gestoría.
- Facturas rectificativas y series. Tarde o temprano tendrás que corregir una factura; el programa debe hacerlo de forma correcta, no borrando la original.
- Exportación. Que tu asesor pueda recibir los datos sin que tengas que copiar nada a mano.
Si emites pocas facturas al mes y solo necesitas un documento correcto y bien presentado, puedes empezar con nuestro generador de facturas gratis, que calcula IVA e IRPF y descarga el PDF sin registrarte. Cuando el volumen crezca o tengas que llevar libros, pasa a un programa de facturación completo o deja esa parte en manos de tu gestoría.
2. Apps de clientes: CRM y base de datos
La segunda necesidad, y la que más se suele dejar para más adelante, es tener los clientes ordenados. Al principio todo cabe en la agenda del móvil y en los chats de WhatsApp. A los pocos meses ya no sabes a quién le enviaste presupuesto, qué te dijo cada uno ni cuándo tenías que volver a llamar. Para eso existen los CRM, programas pensados para guardar fichas de clientes, contactos, empresas y proveedores, con su historial y sus documentos.
Qué mirar al elegir
- Que sea gratis de verdad, no una prueba. Muchos programas de clientes se anuncian como gratuitos y a los catorce o treinta días te piden pagar para seguir viendo tus propios datos. Lee bien las condiciones.
- Importación desde Excel. Si ya tienes una hoja de cálculo con clientes, que puedas subirla sin teclear de nuevo.
- Fichas completas. Datos de contacto, NIF, dirección, notas, relación entre fichas (quién trabaja en qué empresa, quién es proveedor de quién) y documentos adjuntos.
- Historial. Que quede registrado qué se ha hecho con cada cliente y cuándo.
- En español y en la nube. Que funcione desde el navegador del ordenador y del móvil sin instalar nada.
Una opción que cumple estos puntos es el CRM gratis de Solviun. Su plan básico es gratuito para siempre e incluye fichas de personas, empresas y proveedores, relaciones entre ellas, documentos, importación desde Excel, historial de actividad y gestión de incidencias, para un máximo de dos usuarios. Es suficiente para un autónomo o un pequeño equipo. Ten en cuenta que no factura ni lleva contabilidad, así que lo combinarás con tu programa de facturación o tu gestoría.
3. Apps de agenda y citas
Si haces visitas, recibes clientes o tienes llamadas programadas, la agenda es tu herramienta más usada. Puede ser la del móvil, Google Calendar o una agenda de trabajo pensada para negocios. La diferencia está en si la cita queda conectada al cliente o es solo un apunte suelto.
Qué mirar al elegir
- Vista de día, semana y mes. Para planificar la semana de un vistazo y no solapar visitas.
- Tipos de cita. Distinguir visitas, llamadas, reuniones y seguimientos te ayuda a organizar el día.
- Vínculo con el cliente. Que al abrir la cita veas los datos y el historial de esa persona sin buscar en otro sitio.
- Recordatorios. Avisos con antelación suficiente para ti y, si la herramienta lo permite, para el cliente.
Google Calendar funciona bien para citas personales y es gratuito. Si quieres que cada cita quede unida a la ficha del cliente, la agenda online gratis de Solviun forma parte del mismo plan gratuito que el CRM: citas de tipo reunión, llamada, visita, seguimiento o tarea, con vistas de día, semana y mes, y cada una vinculada a su cliente.
4. Apps de presupuestos
El presupuesto es, muchas veces, lo que decide si te contratan. Un presupuesto claro, desglosado y enviado el mismo día transmite profesionalidad. Las apps de presupuestos te permiten partir de plantillas, añadir partidas, calcular impuestos y enviar el documento en PDF.
Qué mirar al elegir
- Partidas y descuentos. Que puedas detallar materiales, mano de obra y desplazamientos.
- Condiciones y validez. Un campo para plazos, forma de pago y fecha de validez del presupuesto.
- Paso a factura. Lo ideal es que, una vez aceptado, el presupuesto se pueda convertir en factura sin volver a escribirlo.
- Seguimiento. Saber qué presupuestos están pendientes de respuesta para llamar a tiempo.
Para empezar, puedes usar el generador de presupuestos gratis de helpautonomos, que te da un PDF profesional en pocos minutos. Y para no olvidar ninguno, apunta cada presupuesto enviado en la ficha del cliente y crea una cita de seguimiento a los pocos días.
5. Apps de cobros
Facturar no es cobrar. Una parte importante del tiempo de muchos autónomos se va en reclamar pagos. Las herramientas de cobro te ayudan a ofrecer más formas de pago y a saber quién te debe dinero.
Qué mirar al elegir
- Formas de pago. Transferencia, Bizum, tarjeta mediante enlace de pago o datáfono si atiendes en persona. Cuantas más facilidades, antes cobras.
- Comisiones. Revisa la comisión por operación y si hay cuotas fijas. En importes pequeños pueden comerse parte del margen.
- Control de pendientes. Un listado de facturas vencidas y recordatorios automáticos es muy útil. Muchos programas de facturación ya lo incluyen.
Pon siempre en la factura la fecha de vencimiento y anota en tu agenda una llamada para el día siguiente. Muchos impagos son simples olvidos.
6. Apps de documentos y nube
Contratos, presupuestos firmados, facturas de gastos, seguros, certificados, fotos de trabajos… Un autónomo maneja más papeles de los que parece. Guardarlos en la nube evita perderlos si se rompe el móvil o el ordenador y te permite enviarlos desde cualquier sitio.
Qué mirar al elegir
- Espacio y precio. Casi todos los servicios de almacenamiento tienen un plan gratuito; comprueba si te basta o cuánto cuesta ampliarlo.
- Organización. Una estructura de carpetas sencilla y fija (por año, por cliente o por tipo) vale más que cualquier función avanzada.
- Escáner desde el móvil. Para digitalizar tiques de gastos en el momento.
- Seguridad. Verificación en dos pasos y control sobre con quién compartes cada archivo.
Los documentos que tienen que ver con un cliente concreto (su contrato, su presupuesto aceptado, su seguro) es más cómodo guardarlos dentro de su ficha en el CRM, para tenerlos a mano cuando hablas con él.
7. Apps de banca
Separar la cuenta personal de la del negocio es una recomendación habitual de las gestorías: ves de un vistazo cuánto ganas y simplificas las declaraciones. La app de tu banco es, en la práctica, otra herramienta de trabajo.
Qué mirar al elegir
- Comisiones de mantenimiento y de transferencias. Compara condiciones antes de abrir la cuenta para la actividad.
- Exportación de movimientos. Que puedas descargar los movimientos en Excel para tu gestoría o tu programa de contabilidad.
- Tarjeta para gastos del negocio. Facilita justificar gastos y separar lo personal de lo profesional.
8. Impuestos y calendario fiscal
Las declaraciones trimestrales y anuales llegan siempre en las mismas épocas, pero eso no impide que más de un autónomo se acuerde el último día. Aquí hay dos tipos de herramientas: las que te ayudan a calcular y presentar (programas de facturación, gestorías online, la sede electrónica de la Agencia Tributaria) y las que simplemente te recuerdan las fechas.
Qué mirar al elegir
- Recordatorios con margen. Un aviso el día de vencimiento no sirve; necesitas uno una o dos semanas antes para reunir facturas y hablar con tu asesor.
- Datos ordenados. Ninguna app calcula bien un trimestre si las facturas de gastos no están registradas. La disciplina de apuntar cada gasto en el momento es lo que de verdad ahorra problemas.
- Fuente oficial. Para fechas y modelos, comprueba siempre el calendario del contribuyente de la Agencia Tributaria o un calendario fiscal actualizado.
Lo más sencillo es crear en tu agenda citas recurrentes para cada trimestre con el aviso adelantado. Si usas una agenda de trabajo, crea una cita de tipo tarea para «preparar el trimestre» y otra para la fecha límite.
9. Visibilidad: Google Maps y directorios
De poco sirve tener todo organizado si los clientes no te encuentran. Para la mayoría de autónomos que trabajan en una zona, la herramienta de captación más rentable es gratuita: el perfil de empresa de Google, que hace que aparezcas en Google Maps y en las búsquedas locales.
Qué mirar al elegir
- Ficha completa. Categoría correcta, zona de servicio, horario, fotos reales de tus trabajos y un teléfono que conteste.
- Reseñas. Pide una reseña a cada cliente contento y respóndelas todas.
- Datos idénticos en todas partes. Mismo nombre comercial, dirección y teléfono en tu ficha de Google, tu web y los directorios.
- Directorios gratuitos. Darte de alta en directorios de empresas generalistas y de tu sector refuerza tu presencia y trae visitas.
Si todavía no tienes la ficha, empieza por nuestra guía para aparecer en Google Maps: es la acción con mejor relación entre esfuerzo y resultado para un negocio local.
Tabla resumen: qué app necesita un autónomo
| Tipo de app | Para qué sirve | Qué mirar al elegir | Opción gratuita para empezar |
|---|---|---|---|
| Facturación y libros | Emitir facturas y llevar registros de ingresos y gastos | Adaptación a la normativa, libros, rectificativas, exportación | Generador de facturas de helpautonomos (pocas facturas) |
| Clientes y CRM | Tener fichas de clientes, contactos y proveedores con su historial | Gratis sin caducidad, importación desde Excel, documentos, historial | CRM gratis de Solviun (hasta 2 usuarios) |
| Agenda y citas | Organizar visitas, llamadas, reuniones y plazos | Vistas de día y semana, recordatorios, vínculo con el cliente | Google Calendar o la agenda gratis de Solviun |
| Presupuestos | Preparar y enviar presupuestos claros | Partidas, condiciones, validez, seguimiento | Generador de presupuestos de helpautonomos |
| Cobros | Facilitar el pago y controlar pendientes | Formas de pago, comisiones, avisos de vencimiento | Transferencia y Bizum del banco |
| Documentos y nube | Guardar contratos, tiques y certificados | Espacio, carpetas, escáner, seguridad, copias | Plan gratuito de almacenamiento en la nube |
| Banca | Separar las cuentas y controlar movimientos | Comisiones, exportación, tarjeta del negocio | Cuenta sin comisiones para la actividad |
| Impuestos y calendario fiscal | No olvidar declaraciones y preparar los trimestres | Recordatorios con margen, datos ordenados, fuente oficial | Citas recurrentes en tu agenda |
| Visibilidad | Que te encuentren clientes de tu zona | Ficha completa, reseñas, datos coherentes | Perfil de empresa de Google y directorios gratuitos |
Cómo combinar las apps sin volverte loco
Con nueve tipos de herramientas puede parecer mucho, pero en la práctica la mayoría de autónomos se organizan con un esquema muy simple:
- Un sitio para el dinero: programa de facturación (o la gestoría) más la app del banco.
- Un sitio para las personas y el tiempo: CRM y agenda juntos, para que cada cita, documento y nota esté en la ficha de su cliente.
- Un sitio para los archivos: la nube, con carpetas fijas.
- Tu escaparate: ficha de Google y directorios.
La clave es que cada dato viva en un único lugar. Si el teléfono de un cliente está en tres sitios, tarde o temprano usarás el que no es.
Un orden razonable para ponerlo en marcha es este: primero la ficha de Google, porque trae clientes; después la facturación, porque es obligatoria; y en cuanto tengas más de un puñado de clientes activos, un CRM con agenda para no perder seguimientos. El resto se añade cuando lo necesites.
Preguntas frecuentes
¿Qué app necesita un autónomo para empezar?
Lo imprescindible es una forma correcta de facturar (un programa de facturación, un generador de facturas o tu gestoría), la app de tu banco y una agenda. En cuanto tengas varios clientes, añade un CRM gratuito para guardar fichas, notas y seguimientos.
¿Hay aplicaciones gratuitas para autónomos que sirvan de verdad?
Sí. Para muchas tareas hay opciones gratuitas suficientes: Google Calendar para la agenda, el perfil de empresa de Google para la visibilidad, generadores de facturas y presupuestos gratuitos y CRM con planes gratis sin fecha de caducidad, como el de Solviun. Revisa siempre si es gratis para siempre o solo una prueba.
¿Es lo mismo un programa de facturación que un CRM?
No. El programa de facturación se ocupa de las facturas, los impuestos y los libros. El CRM se ocupa de los clientes: sus datos, el historial, los documentos, las citas y los seguimientos. Se complementan, y muchos autónomos usan los dos.
¿Puedo llevar los clientes en Excel en lugar de usar un CRM?
Sí, y para empezar es una opción válida. El problema llega cuando necesitas notas, citas, documentos y recordatorios unidos a cada cliente o cuando tenéis que trabajar dos personas a la vez. En ese momento compensa pasar a un CRM gratuito que importe tu Excel.
¿Qué debo comprobar antes de meter datos de clientes en una app?
Que el servicio explique cómo trata y protege los datos, dónde se guardan, si puedes exportarlos y borrarlos y qué pasa con ellos si dejas de usarlo. Activa la verificación en dos pasos cuando esté disponible.
